Plt. Kadis Pusda dan Arsip NTB, H. Amir : Diperlukan SDM Kearsipan yang Memadai Agar Dokumen Memori dan Jati Diri Daerah Tersimpan Baik

BidikNews.net,Mataram - Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi. Arsip juga memiliki nilai guna historis atau sejarah, karena mencerminkan perjalanan dan perkembangan sebuah lembaga pemerintah atau seseorang. Sehingga diperlukan SDM atau Arsiparis yang memadai untuk mengelola Kearsipan secara professional.

Hal ini menjadi catatan penting bagi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi NTB yang saat ini tengah berbenah utuk menjadi organisasi Peranglkat Daerah yang lebih baik mewujudkan NTB Hebat menuju Indonesia Emas.

Dalam perjalanannya, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi NTB sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan telah melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik meski masih diperlukan tenaga-tenaga kearsipan yang memadai baik secara kwalitas maupun kwantitas.

Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi NTB H. Amir, S.Pd,MM. mengungkapkan, SDM kearsipan pada Dinas yang dipimpinnya masih kurang, sehingga pengelolaan kearsipan belum memadai. 

Plt. Kadis Pusda Provinsi NTB mendampingi Kadis Kearsipan dan Perpustakaan kab.Lombok Barat H. M. Fajar Taufik, M.Ed bersilaturrahim dan Konsultasi di Perpustakaan Nasional RI terkait usulan pembangunan gedung baru Pelayanan Perpustakaan melalui Dana Alokasi Khusus (DAK) tahun 2025

Dijelaskannya, tenaga Kearsipan atau Arsiparis yang ada pada Dinas Pusda dan Arsip daerah Provinsi NTB saat ini baru 7 (tujuh) orang, idealnya tenaga kearsipan yang mengelola kearsipan harusnya lebih dari itu sekitar 26 orang. Ini berarti kita masih membutuhkan sekitar 19 orang lagi sebagai arsiparis dibidang Kearsipan,” terang H. Amir.

Ia juga menjelaskan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan perlu mendapat prioritas utama dalam pengelolaan kearsipan, tanpa adanya Sumber Daya Manusia yang professional yang membidangi kearsipan maka sebaik apapun sistem kearsipan yang akan diterapkan tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efesien.” Kata H. Amir.

Selain itu, tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yang memadai merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan, dan juga anggaran sebagai penunjang sangat diperlukan, agar kegiatan program kearsipan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku.” Jelas H. Amir.

Dijelaskan H. Amir, S.Pd,MM, arsip merupakan suatu sumber kekayaan yang sangat berharga dan, arsip tidak lagi bisa dipandang sebagai benda yang tak berarti apa-apa, melainkan sebagai warisan masa lalu yang layak dan perlu diselamatkan.” katanya. 

Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi NTB H. Amir, S.Pd,MM bersama PJ. Gubernur NTB Brigjen TNI (Purn) Hasanuddin

Ia menjelaskan, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi NTB mempunyai peranan penting tidak saja dalam pelayanan Internal pemerintah Provinsi NTB tetapi juga melayani eksternal di setiap Kabupaten/Kota untuk berperan aktif dalam layanan publik dalam rangka membina kelompok-kelompok Literasi sebagai upaya pelestarian memori kolektif dan jati diri daerah. 

Peranan arsip juga kata H. Amir memiliki fungsi yang sangat penting, karena dengan arsip yang tersimpan dengan baik dan tertib maka asset-aset pemerintah dapat diselamatkan. Jika Arsip tidak dikelola dengan baik dan tertib maka dokumen-dokumen penting itu bisa hilang.  

Biografi para pemimpin serta pejabat pemerintah Provinsi NTB juga perlu disimpan dalam arsip yang tertib sehingga memudahkan masyarakat untuk memperoleh informasi terkait kisah dan perjalanah hidup mereka termasuk silsilah keluarganya karena mereka berjasa di dalam membangun Provinsi NTB.”tutur H. Amir.

Sebelumnya, Balai Besar Pengawasan Obat dan Makanan (BBPOM) Mataram menyerahkan Arsip Statis kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi NTB, Pada tanggal 8 Agustus 2024. Arsip statis dari BBPOM diserahkan langsung oleh Kepala BBPOM  Yosef Dwi Irwan bersama jajarannya kepada Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB). H. Amir,S.Pd.MM.

PLt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB). H. Amir,S.Pd.MM ketika menerima Arsip Statis dari Kepala BBPOM Mataram, Yosef Dwi Irwan beserta jajarannya

Arsip statis yang diserahkan merupakan dokumen berharga yang telah habis masa retensinya dan telah diverifikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) maupun lembaga kearsipan terkait. Arsip ini memiliki nilai guna kesejarahan yang penting dan dipermanenkan, sehingga perlu disimpan dengan baik untuk menjaga integritas dan nilai informasi yang dikandungnya.

Penyerahan arsip ini dilakukan dengan tujuan untuk memastikan bahwa dokumen tersebut disimpan dalam kondisi yang tepat dan aman. Selain itu, penyerahan ini juga merupakan bentuk kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan pengelolaan arsip yang berlaku. 

Dengan diserahkannya arsip statis ini, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan mendukung pelestarian sejarah serta mempermudah akses terhadap informasi penting di masa yang akan datang.

Karena itu, kata H. Amir, pengembangan kualitas dan kuantitas SDM dalam mengelola kearsipan atau Arsiparis diharapkan mampu merubah citra profesi kearsipan di Provinsi NTB.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi NTB  terus berupaya untuk sosialisasi memberikan pemahaman kesadaran arsip kepada masyarakat agar arsip statis/Dinamis dapat ditata kelola dengan baik atau diserahkan kepada lembaga kearsipan Daerah," tutupnya.

Pewarta: Dae Ompu